對很多人而言，印刷就是一個無底洞。你把大量的資金投進入，可能要等到幾個星期甚至幾個月之后才能看到自己需要的產(chǎn)品。在很多情況下，你收到的貨物與你當初想要的根本不一樣。你也許會把所有責任都歸咎到印刷廠身上，但你真正應該責怪的，是生產(chǎn)流程。
每一個企業(yè)都需要印刷。問題是大多數(shù)企業(yè)都沒有自己的印刷專家。因此，印刷知識的欠缺就會讓它們付出高額的代價，得到慘痛的教訓。
你要善于進行自我檢查。如何才能知道自己的印刷火件出現(xiàn)問題了呢？以下就是五個比較明顯的信號：
1、印刷好的材料不是你想要的。
2、你收到的發(fā)票與印刷廠的估價相差甚遠。
3、已經(jīng)在材料的設計和印刷上投入了大量資金——然后才發(fā)現(xiàn)它們存在郵寄問題。
4、你的材料中含有令人尷尬的錯別字。
5、你要丟棄大量沒用的文獻。
如果你能按照下面提到的基本原則去做，也許就能避免出現(xiàn)這樣的問題。這面這幾條“最佳印刷慣例”將會幫助你有效地節(jié)省時間和金錢。無論誰幫你檢查你的印刷購買計劃，都要遵守這幾個原則。
從長遠的角度去考慮問題
為你自己尋找一個可以長期進行合作的印刷廠。首先，找到一家公司，它的設備和服務能夠滿足你的需要（這并不想聽起來的那樣簡單，因為所有印刷廠都具有自己的特點）。接下來，讓你的銷售人員對新項目展開討論。對客戶來說，印刷廠是一個尚未被開采的資源。銷售人員可以對文件準備、紙張選擇、裝訂方式和郵寄等問題進行討論。
印刷廠想要讓你感到滿意——否則它就會丟掉自己的生意。通過與經(jīng)銷商的合作來保證這種成功的延續(xù)。有些印刷客戶把印刷看作是一種消費品，但事實上，印刷成品的質(zhì)量完全取決于印刷廠的能力和客戶的知識范圍。
敲定每一個細節(jié)
寫出詳細的印刷規(guī)格，每一個細節(jié)都很重要。你所要求的印刷效果與你提供的印刷說明有著密切的關系。印刷廠根本不會去關心讀者的感受。你要與印刷廠一起去完善所有的印刷規(guī)格，這你才能得到理想的印刷效果。而且當這些規(guī)格發(fā)生改變的時候，印刷估價也將發(fā)生改變。（印刷廠希望出現(xiàn)這種情況，活件的要求總是在改變）。為什么最終的賬單總是會令人瞠目結(jié)舌？
請記住，印刷規(guī)格的細微變化都會造成成本的巨大損失。當一個客戶想要生產(chǎn)一本藝術品目錄的時候，肯定還要訂制配套的信封。如果這本目錄的頁數(shù)不但增長，并最終放不到信封里了，那么印刷客戶就要承擔1萬美元的損失。
考慮周全
把活件方方面面的因素都要考慮到。與印刷廠討論印刷品的整體“預期壽命”，其中包括：運送目的地和客戶的要求。它是否要與其他材料一起裝進信封里郵寄？郵件的重量會對郵資產(chǎn)生怎樣的影響？以及郵寄成本是否會超過印刷成本等。這些問題都值得你認真關注。
打樣，然后印刷
開發(fā)一個校對程序。這看起來并不重要，但必須得有人來負責與校對有關的所有事情。以前，當商業(yè)排版公司作出拷貝的時候，就會為客戶提供校對服務，而現(xiàn)在，客戶們通常是在自己的蘋果或個人電腦上準備拷貝。
這樣一來，校對的責任就被轉(zhuǎn)移到了客戶手中，而不是印刷廠手中。印刷廠生產(chǎn)的每一個樣張和每一個藍圖都需要校正。不要想當然地認為別人已經(jīng)替你檢查過了這些樣張。制定一個檢查列表，確保每一個重要元素都出現(xiàn)在樣張上，特別是公司的名稱和地址、日期和位置、電話號碼和產(chǎn)品價格等。如果錯誤的責任在你（而不是印刷廠），那你就要承擔重新印刷的成本。
印刷你所需要的——而不是更多
只印刷你所需要的東西，你的目標必須是減少浪費。沒用的印刷材料可能會從很多方面吞噬你的資金：你要向印刷廠支付印刷、裝訂、包裝和運輸費用；向封裝廠支付印刷品的儲存和管理費用；向工人支付拆卸箱子、堆放支架和維護內(nèi)部文現(xiàn)室的費用。只要你一天不把這些材料運走或用掉，就要支付一天的費用。
比如說你要印刷10000份四頁彩色文件，你認為自己可能要花費8500美元。那么你的單位成本就是0.85美元，其中還不包括設計和郵寄成本。但是如果你只用到了6000份這樣的文件，那么你的單位成本就會增加到1.41美元，再上設計、郵寄和庫存管理的費用，你的支出將會變得非常驚人。如果你印刷的這些材料都作廢了，那么你的單位成本將更高。怎樣才能解決這個問題呢？那就是提前計劃。為你的文獻設計出一個昆村管理系統(tǒng)。只要用過一個簡單的數(shù)據(jù)庫，你就能對所有花銷進行跟蹤，這樣一來，就能實現(xiàn)減少浪費的目標了。
一個好的印刷廠——就像一個優(yōu)秀的建筑公司——將會告訴你哪些是在你的預算內(nèi)能做到的，哪些是不能做到的。你要學會與印刷行廠交流并提出大量的問題。如果你能聰明地尋找印刷合作伙伴，就能找到最好的印刷解決方案。這樣一來，你不但能節(jié)省時間和金錢，而且能夠得到老板的贊賞。
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